Le dirigeant qui porte l'autorisation d'établissement : une personne, pas une case du formulaire.

L'autorisation est délivrée à une personne, la société en bénéficie

La loi modifiée du 2 septembre 2011 réglemente l'accès aux professions d'artisan, de commerçant, d'industriel et à certaines professions libérales. Elle raisonne à partir d'une personne : celle qui dirige. Lorsque l'activité est exercée en nom propre, le titulaire est l'entrepreneur lui-même. Lorsqu'elle est exercée par une société, le certificat est établi au nom de la société, mais il précise que l'autorisation vaut « si la société est dirigée de manière effective par » une personne désignée par son nom. Ce bout de phrase est la clé de tout le régime.

Il en découle trois conséquences pratiques. La première : les conditions d'honorabilité et de qualification sont examinées sur la personne du dirigeant, pas sur la société. La seconde : la société perd le bénéfice de l'autorisation si ce dirigeant cesse de diriger effectivement. La troisième : la nomination d'un nouveau dirigeant n'est pas une mise à jour, c'est une nouvelle demande d'autorisation, instruite comme la première.

Mes propres certificats, sous le numéro 10077275, fonctionnent ainsi. Le registre public indique le gérant (« Loc, Mickael »), puis chacune des neuf activités. Si je cessais de diriger, le numéro ne vaudrait plus rien pour l'entreprise. C'est ce qui fait de l'autorisation une pièce de preuve utile : elle désigne quelqu'un.

Ce que le dirigeant doit être et faire

Ces quatre éléments se tiennent. Un mandat sans présence, une présence sans pouvoir, un pouvoir sans qualification : chaque combinaison incomplète produit le même résultat, une autorisation fragile, c'est-à-dire un droit d'exercer qui peut être retiré. Le détail des conditions, condition par condition, est traité dans la page Les conditions.

La responsabilité personnelle du dirigeant autorisé

Porter l'autorisation n'est pas une formalité honorifique. Le dirigeant autorisé est celui qui signe les comptes annuels avant leur dépôt, qui engage la société envers la banque, qui répond des déclarations fiscales et sociales, et qui reçoit le courrier du ministère de l'Économie lorsqu'une pièce manque. Le respect des obligations fiscales et sociales figure parmi les conditions de l'autorisation : un arriéré non traité peut donc remonter jusqu'au droit d'exercer.

À cette responsabilité administrative s'ajoute la responsabilité du mandataire social en droit des sociétés, que j'ai détaillée sur la page consacrée au mandat de gérant et d'administrateur : fautes de gestion, infractions à la loi ou aux statuts, extension possible en cas d'insuffisance d'actif. Les deux couches se cumulent sur la même personne. C'est pour cela qu'un dirigeant sérieux lit ce qu'il signe, et refuse ce qu'il ne peut pas défendre.

• Il tient à jour l'adresse de l'établissement et sa propre résidence habituelle auprès du ministère, dans le mois du changement.
• Il vérifie que les activités exercées correspondent aux lignes autorisées, et demande une extension avant d'en ajouter une.
• Il conserve, dans l'établissement, les documents comptables, contractuels et de personnel accessibles à tout moment.
• Il organise sa succession : la demande du dirigeant suivant se prépare avant son propre départ, pas après.

Le prête-nom : ce que c'est, et pourquoi il est exclu

Un prête-nom est une personne qui accepte de figurer comme dirigeant sur le formulaire, parce qu'elle a la qualification, l'honorabilité ou la résidence que le véritable décideur n'a pas, sans exercer la fonction. Elle signe ce qu'on lui présente, ne connaît pas les clients, n'est pas dans le local, et n'a pas de pouvoir réel sur la banque ou les contrats.

La loi exclut cette figure par construction : elle exige une gestion effective et permanente, une présence physique, une gestion journalière. Le ministère l'exclut en pratique : lorsqu'un dossier laisse penser que le dirigeant déclaré n'est pas celui qui dirige, la lettre de demande de pièces porte précisément sur l'organisation de la présence et des pouvoirs. Les banques l'excluent au moment de l'entrée en relation, où la question posée est « qui dirige réellement ». Et le prête-nom lui-même s'expose : il porte la responsabilité du dirigeant sans en avoir le contrôle.

La ligne de partage est simple. Un dirigeant qui instruit les dossiers, décide, refuse, et se trouve dans l'établissement exerce la fonction. Un dirigeant qui prête son nom ne l'exerce pas. J'ai posé cette distinction comme règle d'acceptation sur la page du gérant local au Luxembourg : le gérant local dirige, il ne prête pas son nom.

Plusieurs sociétés, un seul dirigeant : possible, à une condition

Rien n'interdit à une même personne de porter l'autorisation de plusieurs sociétés. Je porte moi-même neuf activités sous un même numéro, et j'exerce des fonctions de gérant dans plus d'une structure. La question n'est pas le nombre. La question est de savoir si la gestion effective et permanente reste réelle pour chaque entreprise prise isolément.

Le test que j'applique avant d'accepter un mandat supplémentaire tient en quatre points : puis-je être présent régulièrement dans l'établissement de cette société ; ai-je un pouvoir réel de décision sur ses affaires courantes ; suis-je capable d'expliquer son activité à une banque ou au ministère sans préparation ; les activités autorisées correspondent-elles à ce qui est réellement fait. Si une réponse est non, le mandat n'est pas pris. Au-delà d'un certain nombre, les réponses deviennent mécaniquement négatives, et c'est à ce moment que l'administration commence à poser la question de l'effectivité.

Gérant, administrateur-délégué, directeur : qui désigner

Pour une SARL, le dirigeant autorisé est en règle générale un gérant, nommé par les associés, dont le mandat est déposé au RCS. Pour une SA, c'est le plus souvent l'administrateur-délégué à la gestion journalière, ou un directeur à qui le conseil a délégué cette gestion. Le titre importe moins que le pouvoir : ce que le ministère examine, c'est que la personne désignée dispose réellement de la gestion journalière et qu'elle est présente.

Deux erreurs reviennent. Désigner un administrateur non exécutif qui siège au conseil mais ne gère rien au quotidien : le lien existe, la gestion journalière n'est pas chez lui. Désigner le propriétaire économique qui vit à l'étranger et ne vient pas : le pouvoir existe, la présence manque. Dans les deux cas, le bon montage consiste à désigner la personne qui réunit pouvoir et présence, et à documenter sa nomination. Lorsque cette personne change, la page Changement de dirigeant et notifications décrit ce qui doit être fait, et dans quel ordre.

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Preuves et vérification

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