Dirigeant non résident : la loi ne demande pas une adresse au Luxembourg, elle demande une présence.

Ce que la loi demande, et ce qu'elle ne demande pas

La loi modifiée du 2 septembre 2011 fixe quatre conditions : honorabilité professionnelle, qualification selon l'activité, établissement au Luxembourg, gestion effective et permanente. Aucune de ces conditions ne s'appelle « résidence ». Guichet.lu demande que la résidence habituelle du dirigeant soit déclarée dans le dossier, et que tout changement soit notifié au ministère de l'Économie dans le mois, sous peine de caducité de l'autorisation. C'est une obligation de transparence, pas une condition de domicile.

Ce que la loi demande, en revanche, c'est que l'entreprise soit dirigée depuis son établissement luxembourgeois, de façon effective et permanente, par un dirigeant physiquement présent. La question du non-résident n'est donc jamais « où dort-il ? » mais « est-il là quand il faut ? ». Le profil du dirigeant, ses pouvoirs et sa responsabilité sont détaillés dans la page Le dirigeant.

Le frontalier : le cas simple

Un résident de Thionville, d'Arlon ou de Trèves qui vient chaque jour ou plusieurs fois par semaine dans le local de sa société à Luxembourg est dans la situation la plus lisible qui soit. Il est présent régulièrement dans l'établissement, il y exerce la gestion journalière, les documents y sont accessibles, et il peut recevoir une administration. La distance n'est pas un obstacle parce qu'elle est franchie.

Le dossier doit simplement le montrer : résidence habituelle déclarée à l'étranger, établissement au Luxembourg démontré par un bail ou un contrat d'occupation, organisation de la présence décrite si le ministère la demande. Les pièces d'honorabilité du pays de résidence s'ajoutent à celles du Luxembourg, ce qui est la première source de délai pour un frontalier : un extrait de casier judiciaire étranger se demande tôt. La page Les documents à fournir en donne la liste.

Le dirigeant lointain : là où la question devient sérieuse

Le dirigeant qui vit à Paris, Bruxelles, Munich ou plus loin, et qui envisage de « passer de temps en temps », pose au ministère une question qu'il ne peut pas ignorer : qui dirige l'entreprise les jours où il n'est pas là ? Si la réponse est « personne », la gestion n'est ni effective ni permanente. Si la réponse est « un collaborateur sur place », alors c'est peut-être ce collaborateur qui devrait porter l'autorisation.

Le ministère examine la présence. Il le fait au dépôt, en lisant la résidence déclarée et l'organisation décrite, et il le fait ensuite, lorsqu'un élément du dossier ne concorde pas. Une lettre de demande de pièces sur l'organisation de la présence et des pouvoirs n'est pas un refus, mais c'est le signal que le montage n'a pas convaincu. Et l'examen ne s'arrête pas au ministère : la banque, à l'entrée en relation, pose la même question avec ses propres mots.

• Présence régulière : combien de jours par mois dans l'établissement, et qui peut en attester.
• Pouvoir réel : qui signe les contrats, qui a les pouvoirs bancaires, qui tranche.
• Continuité : qui assure la gestion journalière entre deux venues.
• Cohérence : l'adresse de résidence déclarée, l'agenda et le dossier racontent-ils la même histoire.

Ressortissants UE, EEE et pays tiers

Un ressortissant d'un État membre de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen bénéficie de la liberté d'établissement. Il demande l'autorisation dans les mêmes conditions qu'un Luxembourgeois : honorabilité, qualification, établissement, gestion effective. Sa nationalité n'ajoute rien au dossier, sa résidence hors Luxembourg non plus, tant que la présence est réelle.

Un ressortissant d'un pays tiers qui souhaite s'établir au Luxembourg comme indépendant dépose sa demande d'autorisation d'établissement en même temps que sa demande de titre de séjour pour travailleur indépendant. Les deux procédures avancent ensemble et se conditionnent. Les conditions du titre de séjour relèvent du droit de l'immigration et de ses propres administrations ; je ne les détaille pas ici, et un avocat en droit de l'immigration est l'interlocuteur pour cette partie du projet.

Dans les deux cas, deux pièces ralentissent presque toujours le dossier : l'extrait de casier judiciaire des pays où le dirigeant a résidé, qui doit être demandé auprès de chaque autorité étrangère, et la reconnaissance d'une qualification obtenue hors Luxembourg, lorsque l'activité en exige une. Les lancer avant de constituer le reste du dossier est la décision qui fait gagner le plus de temps.

Les montages qui tiennent, et celui qui ne tient jamais

Les montages 02 et 03 n'ont de sens que si le dirigeant local dirige. C'est la règle que j'applique lorsque j'accepte une fonction de gérant local au Luxembourg : un gérant local dirige, il ne prête pas son nom. L'actionnaire non résident conserve ce qui lui appartient, le contrôle de la société par l'assemblée, et confie ce qui doit être exercé sur place à quelqu'un qui l'exerce.

Une dernière frontière à ne pas franchir : la résidence fiscale du dirigeant et le lieu de direction effective de la société au sens fiscal sont des questions distinctes de l'autorisation d'établissement. Un dirigeant non résident les pose à son conseiller fiscal, dans son pays et au Luxembourg, avant de décider. Besoin de constituer le dossier ? Voir l'accompagnement proposé par Financial Services Luxembourg.

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Preuves et vérification

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