L'installation matérielle : ce que la loi appelle un établissement, et ce qu'elle refuse d'appeler ainsi.

Les cinq points de l'article 5, tels que le ministère les écrit

Lorsqu'un dossier ne démontre pas l'établissement, le Service des autorisations d'établissement n'invente pas une doctrine : il recopie l'article 5. Je reproduis ici sa structure, parce qu'un demandeur qui lit ces cinq points avant de déposer évite la lettre qui les lui rappellera après.

• 1. Une installation matérielle appropriée, adaptée à la nature et à la dimension des activités. Un comptable seul et une entreprise de transport n'ont pas besoin du même lieu ; le lieu doit correspondre à ce qui est fait.
• 2. Une infrastructure comportant les équipements administratifs ainsi que les équipements et installations techniques nécessaires. Du poste de travail et de l'archivage pour une activité de bureau ; de l'outillage, du stockage et des véhicules pour une activité technique.
• 3. L'exercice effectif et permanent de la direction des activités dans cet établissement. Les décisions s'y prennent, les contrats s'y signent.
• 4. La présence régulière du dirigeant. Le lieu et la personne se rejoignent ici : un local sans dirigeant n'est pas plus un établissement qu'un dirigeant sans local.
• 5. L'accessibilité à tout moment de tous les documents relatifs aux activités, des documents comptables et des documents relatifs à la gestion du personnel. Une administration qui se présente doit pouvoir les consulter sur place.

Puis vient l'exclusion : « Une domiciliation au sens de la loi modifiée du 31 mai 1999 régissant la domiciliation des sociétés ne constitue pas un établissement au sens du présent article ». Une seule phrase, qui ferme la porte à la solution la plus courante et la plus tentante.

Pourquoi la domiciliation ne suffit pas

La domiciliation est une activité réglementée en elle-même : un domiciliataire agréé met son siège à disposition d'une société qui, par hypothèse, n'y exerce pas d'activité. C'est une adresse légale, un service de courrier, parfois une salle de réunion à l'heure. C'est utile pour une holding sans activité commerciale. Ce n'est pas un établissement pour une activité qui en exige un, et la loi le dit expressément pour que personne n'ait à l'interpréter.

La confusion vient de ce que les deux produits se ressemblent sur la facture : une adresse à Luxembourg, un contrat, un loyer mensuel. Ils diffèrent sur tout le reste. Dans une domiciliation, le dirigeant n'est pas là, les documents ne sont pas là, l'activité ne s'y exerce pas. Les cinq points de l'article 5 sont manqués à la fois. Le ministère le sait, et une demande qui ne joint qu'un contrat de domiciliation reçoit une lettre de demande de pièces, dont la page Refus et recours décrit la suite.

Adresse, domiciliation, coworking, bureau dédié, local technique : la grille

Les solutions que l'on rencontre se classent selon ce qu'elles permettent réellement. La question à poser pour chacune n'est pas « ai-je une adresse ? » mais « puis-je démontrer les cinq points ? ».

Le coworking mérite une précision. Le mot recouvre deux réalités : un abonnement nominal à une adresse, qui n'est rien d'autre qu'une domiciliation sous un autre nom, et un espace de travail réellement occupé par le dirigeant, avec un contrat au nom de la société et des traces d'usage. Le premier est exclu. Le second peut démontrer l'établissement pour une activité de bureau, à condition que les points 3, 4 et 5 soient satisfaits : la direction s'exerce là, le dirigeant y est régulièrement, les documents y sont accessibles.

Ce que j'ai appris en louant moi-même des espaces de travail

Je détiens l'autorisation 10077275 / 4 pour la « location d'espace de travail partagé ou bureaux avec services auxiliaires », délivrée le 16 avril 2025. Elle m'a obligé à concevoir ce service à partir des cinq points, et non à partir du prix. Le résultat est un contrat d'occupation au nom de la société, un poste ou un bureau réellement accessible, un dossier de preuves d'usage, et des services auxiliaires écrits : courrier, salle de réunion, appui pratique. Ce n'est pas une domiciliation au sens de la loi du 31 mai 1999, et je ne le vends pas comme telle.

Ce que ce service ne remplace pas, je le dis aussi : un dirigeant qui vient. Un espace loué à une société dont le gérant ne met jamais les pieds à Luxembourg ne démontre rien, et je le refuse. Le détail de ce qui est loué, et de ce qui est documenté, se trouve sur la page location d'espace de travail partagé au Luxembourg.

Pour une activité technique, j'oriente vers un local adapté, parce qu'un bureau ne stocke pas un stock, ne gare pas un véhicule de livraison et ne range pas un outillage. Le ministère pose cette question dès la lecture de la ligne d'activité demandée, et la réponse « nous avons un bureau » n'y répond pas.

Démontrer l'établissement dans le dossier

La démonstration se fait avec des pièces, pas avec des adjectifs. Les plus utiles, dans l'ordre où le ministère les lit :

• Le bail commercial ou le contrat d'occupation, au nom de l'entreprise ou du dirigeant, mentionnant la surface et l'usage, et distinct de tout contrat de domiciliation.
• Des photographies datées du local, du poste de travail, de l'archivage et, pour une activité technique, du stockage, de l'outillage et du stationnement.
• Un inventaire des équipements administratifs et techniques présents dans le local.
• Une description de l'organisation de la présence du dirigeant : jours, horaires, qui reçoit les administrations.
• La preuve que les documents comptables et de personnel sont tenus sur place, ou accessibles immédiatement depuis le local.

Un dossier qui joint ces pièces dès le dépôt évite la lettre de demande de pièces et le délai qu'elle ajoute. Tout changement ultérieur de local, de point de vente ou de succursale se notifie au ministère dans le mois. La liste complète des documents est dans la page Les documents à fournir. Besoin de constituer le dossier ? Voir l'accompagnement proposé par Financial Services Luxembourg.

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Preuves et vérification

Chaque affirmation vérifiable de façon indépendante est listée avec sa source. Ce qui ne peut pas être vérifié est signalé, et n'est pas présenté comme un fait.

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