Les documents à fournir pour une autorisation d'établissement, pièce par pièce.

La liste exacte dépend de votre dossier

Il n'existe pas une liste unique valable pour tous. Le ministère publie deux fiches des pièces à joindre : l'une pour les activités commerciales, l'autre pour l'artisanat et les professions libérales. Et lorsque la demande est déposée en ligne sur MyGuichet.lu, l'assistant construit la liste des pièces en fonction des réponses données : activité, forme de l'entreprise, situation du dirigeant. C'est cette liste-là qui fait foi pour votre dossier.

Ce que je décris ci-dessous, ce sont les pièces que l'on retrouve dans pratiquement tous les dossiers, et ce qu'elles servent à prouver. Chaque pièce répond à une des quatre conditions : honorabilité, qualification, établissement, gestion effective. Quand vous comprenez quelle condition une pièce sert, vous comprenez aussi pourquoi un substitut ne passe pas.

Je parle ici du dossier de demande, nouvelle ou en extension ; les notifications obligatoires suivent un circuit plus léger.

Les pièces relatives au dirigeant

Le dirigeant est la personne dont le ministère examine l'honorabilité, la qualification et le lien avec l'entreprise. Ses pièces forment le cœur du dossier.

• Le formulaire de demande. Son intitulé officiel est « Demande d'autorisation d'établissement (y inclus la déclaration sur l'honneur) ». La déclaration sur l'honneur y est intégrée : le dirigeant y déclare sa situation, ses fonctions antérieures et l'absence de faits incompatibles avec l'honorabilité. Selon la situation, une déclaration sur l'honneur complémentaire est demandée.
• Une pièce d'identité en cours de validité.
• L'extrait de casier judiciaire. L'extrait luxembourgeois, et, pour un dirigeant qui a résidé à l'étranger, l'équivalent délivré par le pays de résidence. C'est la pièce qui manque le plus souvent dans les dossiers de dirigeants arrivés récemment au Luxembourg, et elle prend du temps à obtenir : commandez-la en premier.
• La preuve de la qualification professionnelle, lorsque l'activité l'exige : diplôme, ou justificatifs d'une expérience professionnelle reconnue. Pour les activités commerciales générales, aucun diplôme particulier n'est en principe demandé ; pour l'artisanat, la liste réglementaire fixe le niveau ; pour les professions libérales visées, diplôme ou expérience reconnue.
• La preuve du lien avec l'entreprise. Le dirigeant doit être propriétaire ou mandataire : la décision de nomination, ou les statuts, le montrent.

Je n'énumère volontairement pas de diplômes ni de durées d'expérience. Ils dépendent de l'activité telle qu'elle sera libellée sur le certificat, et c'est à partir de ce libellé qu'il faut vérifier la pièce à fournir.

Les pièces relatives à l'entreprise et à l'établissement

La deuxième famille de pièces montre que l'entreprise existe, ou va exister, et qu'elle dispose d'un établissement réel au Luxembourg.

• Pour une société en formation : le projet de statuts. L'activité décrite dans l'objet social doit correspondre à l'activité demandée ; un objet trop large ou mal rédigé est une source classique d'allers-retours.
• Pour une société existante : l'extrait du Registre de commerce et des sociétés, qui montre la société, son objet et son dirigeant.
• Pour l'établissement : le bail ou le contrat d'occupation du local. La loi exige « une installation matérielle appropriée à la nature et à la dimension de l'activité poursuivie », et son article 5 exclut expressément la domiciliation au sens de la loi modifiée du 31 mai 1999. Un contrat de domiciliation présenté comme preuve d'établissement est la première cause des lettres de demande de pièces que j'ai vues passer.

Pour une activité exercée depuis un espace de travail partagé, la pièce est le contrat d'occupation d'un poste réellement affecté au demandeur, avec les services auxiliaires qui vont avec. Le ministère regarde si le local correspond à l'activité, et si le dirigeant peut y être régulièrement présent avec les documents de l'entreprise accessibles sur place. Ce qu'il accepte et ce qu'il refuse fait l'objet de la page sur l'installation matérielle.

Le droit de chancellerie de 50 EUR

La demande d'autorisation est soumise à un droit de chancellerie de 50 EUR. Il se règle par timbre fiscal ou par virement, et la preuve du paiement fait partie du dossier. Sans elle, le dossier n'est pas complet, et le délai de trois mois ne court pas.

Une règle utile à connaître : la notification n'est pas soumise au droit de chancellerie. Déclarer un changement de locaux, l'ouverture d'un point de vente ou un changement de résidence du dirigeant ne coûte rien ; demander une nouvelle autorisation, parce que le dirigeant change ou que l'objet social s'étend, en coûte 50.

Constituer le dossier en quatre temps

Le dépôt en ligne a un avantage que le courrier n'a pas : l'assistant MyGuichet liste les pièces attendues pour votre cas, et le certificat est délivré par voie électronique avec un QR code vérifiable dans l'application GouvCheck. La procédure elle-même, et ce qui se passe entre le dépôt et le certificat, est décrite dans la page Délai et procédure.

Les erreurs qui déclenchent une lettre de demande de pièces

Un dossier incomplet n'est pas refusé : le ministère écrit pour demander ce qui manque. Mais chaque lettre coûte des semaines. Voici les erreurs que je vois revenir.

• Un contrat de domiciliation à la place d'un bail. Exclu par l'article 5 de la loi. Le ministère demande alors la preuve d'un bureau dédié, utilisé par le demandeur.
• Un extrait de casier judiciaire étranger absent pour une période de résidence hors du Luxembourg, ou un extrait trop ancien au moment du dépôt.
• Une déclaration sur l'honneur incomplète sur les fonctions antérieures ou les procédures passées. L'omission pèse plus que le fait.
• Un objet social qui ne correspond pas à l'activité demandée, ou une activité libellée trop largement pour couvrir une activité réglementée.
• Des incohérences entre pièces : une adresse différente sur le bail et dans les statuts, un dirigeant nommé dans la demande mais pas dans les documents sociaux.
• Le droit de chancellerie oublié ou non justifié.

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Dans ce dossier

Preuves et vérification

Chaque affirmation vérifiable de façon indépendante est listée avec sa source. Ce qui ne peut pas être vérifié est signalé, et n'est pas présenté comme un fait.

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